„Плановете са безполезни, но планирането е незаменимо.“

Дуайт Д. Айзенхауер

Като опитен главен оперативен директор и ръководител на проекти, с 15-годишен опит в работата с B2B клиенти от всякакъв размер, съм се сблъсквал с множество проекти за изработка на уеб сайт, които имат много от същите общи предизвикателства. Това са големи, много видими проекти, както вътрешно, така и външно, и е жизненоважно да се заемете с правилния курс за успех. Решихме да създадем ръководство, което ще помогне на нашите клиенти, както и на организации, преминаващи през проект като този, да планират и изпълнят изработка на сайт успешно.

През цялата си кариера съм бил свидетел как липсата на добре обмислен план и подготовка в началото може да доведе до провал на проекти, пропуснати срокове и увеличени разходи. Често това се случва с най-добри намерения, тъй като след като проектът бъде подписан, всеки иска да се включи и да започне. С това ръководство се стремя да се справя с много от често срещаните клопки, които често остават неразпознати, когато се впуснете в проект от този вид (или се разпознават едва когато е твърде късно). Идеята е, че това ще помогне на заинтересованите страни да се ориентират в сложността на процедурите при изработка на сайт, да идентифицират потенциални клопки и да гарантират, че техните уеб проекти се доставят навреме и в рамките на бюджета.

Подготовка и изравняване на очакванията:

Един от най-големите рискове за проект за изработка на сайт е потенциалът за неяснота на обхвата и несъответствие на очакванията, както вътрешно, така и с вашата агенция. Това може да се случи, когато очакванията на вашия екип за проекта се променят с времето, което води до допълнителна работа за екипа за изработка. Ето защо е изключително важно да говорите с вашата агенция, за да сте сигурни, че отговаряте на очакванията от самото начало.

Лично аз винаги съм оценявал илюстрацията по-долу, когато мислим за качеството, цената и скоростта на нещо. Идеята е, че можете да имате две от тях, но никога и трите. Така че, ако е бързо и добре, няма да е евтино, ако е бързо и евтино, няма да е добре и т.н. Да бъдете честни със себе си на този принцип ще ви служи добре в този процес.

Някои често срещани проблеми, които си струва да имате предвид:

1. Агресивното преговаряне на цената, докато се опитвате да поддържате ниво на функционалност, рядко завършва добре за всяка от страните. Понякога ви дава усещането, че сте „спечелили“, но в действителност ви поставя на път, където това е в най-добрия случай небалансирано партньорство. По-добре е да бъдете справедливи и реалистични отначало, така че всеки да знае къде се намира.
2. Същото важи и за времевите линии, бъдете реалистични и честни относно вашите времеви линии и още по-важно, относно това, което ги движи. Често клиентите имат обосновано фиксирани срокове, с основателна причина. Но също така често има хора, които си измислят крайни срокове и правят графика на проекта ненужно стегнат, което създава всякакви проблеми. Бихме предпочели да бъдем честни отначало и да предоставим реалистична времева линия, вместо да се съгласим на съкратена времева линия, знаейки, че има голям риск да я пропуснем, което води до някои много неудобни удари.
3. Ако предложението на дадена агенция изглежда изненадващо евтино от останалите, които сте ангажирали в процеса, това също трябва да бъде внимателно проверено, за да сте сигурни, че те ще доставят това, от което смятате, че имате нужда – „бедният винаги плаща два пъти“ се прилага в голяма степен в тази сфера.

За да се намали този риск, е важно ясно да се определи обхватът на проекта в проектно предложение или договор. Това трябва да включва подробен списък на функциите и функционалностите, които ще бъдат предоставени като част от проекта. Също така може да бъде разумна идея да включите в прогнозните разходи, фонд за извънредни ситуации, който се държи отделно и който може да се използва за всякакви непланирани промени в обхвата, така че разходите вече да са включени във вашия маркетингов бюджет.

Това е класиката, колкото повече работа положите в началото, толкова по-лесно ще бъде накрая. И ние можем да ви помогнем да ви преведем през това. Това, което често ще ви накара да се провалите, е зле дефинирана представа за това, което искате, и едва след това започнете да разбирате какво искате, когато видите какво не искате.

Управление на вътрешни комуникации и участие във вашия екип:

Друг риск за проект за изработката на сайт е потенциалът членовете на екипа да се откажат или да загубят мотивация. Това може да се случи по различни причини, като например нереалистични срокове, противоречиви приоритети или липса на ясна комуникация. За да се управлява този риск, е важно да се гарантира, че членовете на екипа са напълно ангажирани с проекта от самото начало и се чувстват като консултирани или информирани за случващото се (RACI може да бъде ваш приятел тук). Това може да се постигне, като ги включите в процеса на планиране и ги информирате за напредъка и всички промени в проекта.

Управление на риска и общи болкови точки:

Има много други рискове, които могат да възникнат по време на проект за изработка на сайт, като технически проблеми, бюджетни ограничения или промени в изискванията на клиента. За да управлявате тези рискове, е важно да имате стабилен процес за управление на проекти. Това трябва да включва редовни проверки с целия екип, за да се гарантира, че нуждите на всеки са удовлетворени и всички проблеми са адресирани своевременно и директно. Също така е важно да разполагате с планове за действие при извънредни ситуации за неочаквани събития, като загуба на ключови членове на екипа или забавяне на проекта. Това е нещо, в което нашият екип за управление на проекти превъзхожда и ще бъде от ключово значение за успешното изпълнение.

Валидиране и намаляване на риска във вашето CMS решение:

Едно от ключовите решения, които екипът за уеб разработка ще вземе, е изборът на система за управление на съдържанието (CMS). Има много различни налични опции за CMS, всяка със собствен набор от плюсове и минуси – и много хора имат силни мнения за добрите и лошите.

За да потвърдите и намалите риска от избора на CMS, е важно да направите задълбочено проучване и да се консултирате с експерти в областта. Това може да включва преглед на казуси, разговори с други организации, които са използвали CMS, и тестване на CMS в среда за разработка. Каквато и CMS да бъде избрана, трябва да сте сигурни, че сте се консултирали с всички онези във вашата организация, които ще се докоснат до новата система, след като бъде въведена. Хората имат силни мнения относно тези решения и направените избори ще окажат влияние върху организацията за години напред – така че си струва да извършите надлежната проверка предварително, за да сте сигурни, че това, което правите, е подходящо за целта и че тези, които влияят върху използването на системата, са консултирани .

Поддържане на ясна комуникация:

Ефективната комуникация е ключът към успеха на всеки проект за изработка на сайт. За да се определят очакванията и на двете страни, е важно да се провеждат редовни срещи с целия екип, за да се обсъжда напредъкът на проекта и да се разглеждат всички притеснения, които всяка страна може да има. Също така е важно да бъдете ясни и прозрачни относно това, което знаете и това, което не знаете, и да бъдете откровени за всички потенциални проблеми, които могат да възникнат.

Създаване на правилния клиентски екип за доставка:

И накрая, важно е да се гарантира, че правилният екип е на място, за да изпълни проекта. Това може да включва дизайнери, разработчици, ръководители на проекти , специалисти по съответствие и осигуряване на качество. Важно е да имате екип, който притежава необходимите умения и опит, за да изпълни проекта навреме и така, че да удовлетвори клиента.

В заключение, проектите за изработка на сайт идват с набор от рискове, които трябва да се управляват ефективно. Като следвате съветите, описани в тази статия и си партнирате с екип, на който имате доверие, можете да помогнете за минимизиране на тези рискове и да гарантирате успеха на вашия проект.

Ако имате предстоящ проект за изработка на сайт, за който искате да говорите с нас, моля, свържете се с Момчил Марчев.